Neue Post-Studie zu KI und RPA

Erst ein Fünftel der Unternehmen in Österreich stark digitalisiert und automatisiert

Heimische Unternehmen erkennen die Potenziale der Digitalisierung und Automatisierung, nutzen diese aber bisher relativ wenig. Diesen starken Optimierungsbedarf hinsichtlich neuer Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI) oder robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) zeigt eine aktuelle Studie von Marketagent im Auftrag der Post Business Solutions. So gut wie alle befragten Mitarbeiter*innen österreichischer Unternehmen (93 Prozent) empfinden Digitalisierung und Automatisierung als wichtig für ihre Wettbewerbsfähigkeit. Allerdings gibt nur ein Sechstel (17 Prozent) an, dass die Bereiche und Prozesse in ihrem Unternehmen bereits stark digitalisiert bzw. automatisiert sind. Fehlendes Personal, die wahrgenommene Abhängigkeit von der Technik sowie hoch eingeschätzte Kosten und Bedenken bezüglich des Datenschutzes gehören zu den größten Hindernissen.

In Sachen Digitalisierung und Automatisierung gibt es in Österreich große Unterschiede zwischen Wunschvorstellung und Realität. „93 Prozent empfinden den fortschrittlichen Umgang mit den Bereichen Digitalisierung und Automatisierung manueller Prozesse als wichtig für die Wettbewerbsfähigkeit ihres Unternehmens. Dass demgegenüber nur 17 Prozent der befragten Studienteilnehmer*innen angeben, der Digitalisierungs- bzw. Automatisierungsgrad in ihrem Unternehmen wäre bereits weit fortgeschritten, zeigt, dass viele Entscheidungsträger noch mit den Herausforderungen, die eine Umstellung mit sich bringt, zu kämpfen haben“, erklärt Thomas Schwabl von Marketagent.

Jeweils rund ein Drittel der Unternehmensvertreter*innen gab bei der Befragung an, dass ihr Unternehmen mit dem Einsatz von u.a. Künstlicher Intelligenz (KI), Maschinellem Lernen (ML) und robotergestützter Prozessautomatisierung (Robotic Process Automation, RPA) umweltschonender und kostensparender agieren würde, besseren Kund*innenservice bieten sowie die Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen erhöhen könne. Statt repetitiver Tätigkeiten könnten sich diese nämlich komplexeren Aufgaben wie eben der Betreuung der Kund*innen widmen. Aber nur jede*r Fünfte gab an, dass Künstliche Intelligenz bereits im Unternehmen Verwendung findet. Nur rund ein Drittel nutzt RPA.

„Unsere aktuelle Studie zeigt, wie heimische Unternehmen ihre Prozesse aktuell organisieren, aber auch, wie einfach es wäre, diese mit KI und RPA zu optimieren“, fasst Walter Oblin, Generaldirektor-Stellvertreter und Vorstand für Brief & Finanzen bei der Österreichischen Post AG, zusammen. „Unternehmen ab 250 Mitarbeiter*innen gelingt die Umstellung ihrer Prozesse einfacher. Sie kennen bereits passende Business-Lösungen für digitales Dokumentenmanagement und haben auch Interesse, ihre Prozesse noch weiter zu automatisieren. Aber auch kleine und mittlere Unternehmen sollten nicht vor dem Einsatz neuer Technologien zurückschrecken, denn diese sichern auf lange Sicht den Erfolg des Betriebs.“

Dokumentenmanagement bereits vielerorts digitalisiert

Als fortschrittlichste Unternehmensbereiche nannten die Befragten neben der IT die Interne Kommunikation und das Marketing, die Buchhaltung und das Rechnungswesen sowie das Controlling. Das Dokumentenmanagement ist bereits am ehesten digitalisiert: Geschäftspost wird digital übermittelt und Dokumente rein digital bearbeitet. „Als Anbieterin von RPA-Lösungen sehen wir, dass die Automatisierung des Dokumentenmanagements bei vielen Unternehmen bereits ein aktuelles Thema ist. Das Volumen der digitalen Posteingangsmenge wird sich bei unseren Geschäftskund*innen laufend erhöhen, was bei vielen Unternehmen schnellere und effizientere digitale Bearbeitungsschritte in Kombination mit RPA notwendig macht“, gibt George Wallner, Geschäftsfeldleiter Post Business Solutions der Österreichischen Post AG, Einblick.

Fehlendes Fachpersonal bremst Modernisierungsfortschritt

Obwohl die Befragten die Bedeutung von KI, ML und RPA für die Effizienzsteigerung erkennen und diese neuen Technologien teilweise auch schon für ihre tägliche Arbeit nutzen, gibt nur knapp ein Sechstel (17 Prozent) an, dass der Digitalisierungs- bzw. Automatisierungsgrad in ihrem Unternehmen bereits „sehr weit“ fortgeschritten sei.

Die größte Herausforderung stellt der Studie zufolge das Finden von Personal dar, das die nötigen Fähigkeiten besitzt, die Digitalisierung und Automatisierung umzusetzen. Jeweils fast die Hälfte der Befragten sieht außerdem die zunehmende Abhängigkeit von der Technologie und externen Anbietern kritisch sowie ein Risiko, dass Daten verloren gehen oder gestohlen werden könnten. 4 von 10 äußern Bedenken hinsichtlich etwaiger hoher Kosten für Implementierung und Wartung.

„Diese Bedenken sind unbegründet: RPA-Lösungen lassen sich relativ einfach implementieren, da sie mit bestehenden Schnittstellen arbeiten und keine neuen Zugänge erfordern. Auch der Datenschutz ist gewährleistet. Darüber hinaus muss die IT-Infrastruktur des jeweiligen Unternehmens nicht verändert werden, daher sind RPA-Lösungen relativ kostengünstig“, erläutert Wallner. „Die Studie zeigt, dass viele Aspekte der neuen Technologien noch unbekannt sind. Hier möchten wir ansetzen und künftig noch stärker über die Möglichkeiten von Digitalisierung und Automatisierung aufklären.“

Künstliche Intelligenz als Führungskraft vorstellbar

Gut jede*r Zweite zeigt bereits jetzt „eher großes Vertrauen“ in KI und ML zur Optimierung von Geschäftsprozessen, neun Prozent „sehr großes“ Vertrauen. Bedenken gibt es vor allem, ob menschliche Gedankengänge durch Künstliche Intelligenz ersetzt werden können. Eine große Mehrheit (86 Prozent) der Befragten empfindet menschliche Kontrolle bei der Einführung von KI-Lösungen wichtig.

Für jede*n Zweite*n ist es andererseits vorstellbar, dass bestimmte Jobs oder Aufgabenbereiche vollständig durch Künstliche Intelligenz übernommen werden. Und überraschend: Fast ein Fünftel (19 Prozent) kann sich eine KI als ihre Führungskraft vorstellen. „Jüngere Personen unter 30 Jahren scheinen gegenüber dieser Idee noch aufgeschlossener zu sein: In dieser Altersgruppe wäre sogar für ein Drittel der Befragten eine KI als Chef akzeptabel“, so Oblin.

Unternehmen ab 50 Mitarbeiter*innen befragt

Für die Studie hat Marketagent vom 26. Juni bis 5. Juli 2023 insgesamt 400 webaktive Personen aus Österreich befragt, die in Unternehmen mit mindestens 50 Mitarbeiter*innen arbeiten und Auskunft zum Themenkomplex Digitalisierung / Automatisierung / IT-Systeme in ihrem Unternehmen geben können.

Weitere Informationen: post.at/rpa