„Kundenbindung kennt keine Patentrezepte“

INFOSCREEN setzt bei Events auf Vielfalt und Unverwechselbarkeit.

Viennale-Brunch, Tiergarten-Expeditionen, Red Bull Air Race, Festwochen-Eröffnung, Fußball, Tennis, Eishockey, Museumsführungen und Urban Air Adventures – die Liste an exklusiven INFOSCREEN-Kundenevents ist ebenso lang wie abwechslungsreich. Dahinter steckt eine strategische Eventplanung, die alle Kunden des Fahrgast-TV-Senders ansprechen will. Ziel es ist, möglichst wenig dem Zufall zu überlassen. Denn der Zufall ist niemals Teil guter Eventplanung. Überraschungen sind hingegen fixer Bestandteil der INFOSCREEN-Events. Sogar mit völlig neuen Eventformaten will der Fahrgast-TV-Sender nächstes Jahr überraschen. „Da haben unsere Gäste ganz ordentlich gestaunt“, erinnert sich INFOSCREEN-Geschäftsführer Sascha Berndl an den letztjährigen Viennale-Brunch. „Die neue Intendantin Eva Sangiorgi hat nicht nur im Künstlerhaus-Kino offiziell begrüsst, sondern auch beim anschließenden Brunch ganz zwanglos mit unseren Gästen geplaudert.“ Es sind nicht zuletzt Momente wie diese, die eine Vielzahl an INFOSCREEN-Einladungen zu unvergesslichen Erlebnissen machen. Die Voraussetzung dafür sind natürlich minutiöse Planung und ein besonderes Vertrauensverhältnis zu den Eventpartnern. Mit dem Filmfestival Viennale arbeitet der Fahrgast-TV-Sender beispielsweise schon mehr als ein Jahrzehnt zusammen. Beide Seiten schätzen die Partnerschaft, beide Seiten profitieren auf besondere Weise. Viennale-Direktorin Eva Sangiorgi freut sich über „diese großartige Kooperation mit INFOSCREEN, die ich von meinem Vorgänger geerbt habe“ und das Filmfestival täglich bei 837.000 Zusehern in den öffentlichen Verkehrsmitteln bewirbt.

Nicht käuflich und unbezahlbar

INFOSCREEN lädt einmal im Jahr zum exklusiven Viennale-Brunch, bei dem ein ganzer Kinosaal für die Freunde und Partner des Fahrgast-TV-Senders reserviert ist. Immer wieder erleben die Gäste eine Österreich-Premiere oder sogar die Anwesenheit eines Regisseurs oder Schauspielers. So auch bei den diesjährigen Wiener Festwochen. Isabelle Huppert lieferte als Mary Stuart in „Mary Said What She Said“ nichts anderes als den erwarteten künstlerischen Höhepunkt. Obwohl die Produktion binnen kürzester Zeit ausverkauft war, hatte das Team rund um Neo-Intendant Christophe Slagmuylder ein Kartenkontingent für INFOSCREEN reserviert. „Das zeigt die ganz besondere Qualität unserer Zusammenarbeit“, betont Sascha Berndl. Wirklich einzigartig machte den Abend für die Gäste von INFOSCREEN aber das persönliche Engagement des aus Belgien stammenden Intendanten. Christophe Slagmuylder ließ es sich nicht nehmen, höchstpersönlich und exklusiv für die Gäste von INFOSCREEN in die – im Mai im Pariser Théâtre de la Ville uraufgeführte – Produktion einzuführen. Isolde Schmitt, die für die deutschen Übertitel verantwortlich zeichnet, skizzierte die sprachliche Herausforderung, die eine Übersetzung des wortgewaltigen Monologs aus der Feder von Darryl Pinckney mit sich bringt. „Das sind Begegnungen, die man nicht kaufen kann, und Eindrücke, die unbezahlbar sind“, erklärt Sascha Berndl. „Das honorieren unsere Gäste natürlich und folgen immer wieder gerne unseren Einladungen.“

Events ständig weiterentwickeln

Beinahe schon ein Dauerbrenner ist die jährliche INFOSCREEN-Expedition in den Tiergarten Schönbrunn. Wie beliebt diese exklusive, nach der offiziellen Sperrstunde stattfindende Führung mit dem kulinarischen Ausklang in der ORANG.erie ist, erklären die hohen Anmeldezahlen nur zum Teil. Bemerkenswert ist vielmehr die prompte Reaktion vieler Gäste auf die Einladung. „Heuer waren alle freien Plätze schon wenige Stunden nach der erstmaligen E-Mail-Einladung ausgebucht. Das ist natürlich ein klares Signal unserer Kunden, dass sie sich auch in Zukunft Expeditionen hinter den Kulissen des Tiergartens Schönbrunn erwarten“, sagt Hans-Jörg Steiner, Head of Sales und Marketing. Trotzdem wird auch dieser überaus beliebte Event ständig weiterentwickelt. Routinemäßig werden die Reaktionen der Gäste, der Eventpartner und die Einschätzungen der eigenen Mitarbeiter erhoben und analysiert. Ständig werden die Formate angepasst, das Angebot verändert, Überraschungen eingebaut. „Damit verhindern wir selbst bei schon traditionsreichen Veranstaltungen, dass Routine einkehrt. Unsere Gäste müssen damit rechnen können, dass es neue, durchaus überraschende Elemente gibt.“

Überraschungen möglich machen

Programmiert sind Überraschungen naturgemäß bei Verlosungen. Nicht nur die Kunden, sondern auch die Zuseher kommen so an heiß begehrte Tickets für sportliche Großveranstaltungen. Neben den drei Eishockeyclubs Vienna Capitals in Wien, den Linzer Black Wings und den HC TWK Innsbruck „Die Haie“, ist etwa auch der SK Rapid Wien langjähriger Partner von INFOSCREEN. Wer Tickets für die Heimspiele gewinnt, gewinnt einzigartige Eindrücke und Zugänge. Treffen mit den Spielern, Managern oder Trainern stehen ebenso am Programm wie Abstecher in Bereiche der Stadien, die anderen Zuseheren verwehrt bleiben. Gerade für Autogramm- oder Selfie-Jäger sind das einzigartige Gelegenheiten. Ein Highlight, das in den letzten Jahren kontinuierlich an Attraktivität gewonnen hat, ist das Erste Bank Open 500 in Wien. „Dank Dominic Thiem ist der Andrang auf das kleine Kartenkontingent, das wir verlosen können, natürlich enorm“, erklärt Hans-Jörg Steiner.

Vielfältige Events, vielfältige Kontakte.

Klein ist die Gästezahl auch bei manchen Spezialevents, die INFOSCREEN bewusst zum Wochenausklang ansetzt. So musste erst kürzlich bei einem Fotoworkshop im Wiener Prater die Teilnehmerzahl begrenzt werden, um die fotografischen Inhalte optimal vermitteln zu können. „Mit diesen Angeboten erreichen wir auch Partner, die große Veranstaltungen oft scheuen und die Privatheit des kleinen Rahmens schätzen“, präzisiert Jasmina Brahimi, Teamleiterin Marketing. Für eine eingeschränkte Teilnehmergruppe ist die sogenannte Mediaagentur-Challenge. Dabei treten die Mediaagenturen in Teams gegeneinander an. Die Gewinne sind eher symbolischer Natur, Triebfeder für die Teams ist der Ehrgeiz im Kräftemessen mit Branchenkollegen. Für INFOSCREEN ist das durchaus ein Experimentierfeld. „Da die Mediaagentur-Mitarbeiter sehr begeisterungsfähig sind, bieten wir jedes Jahr eine komplett neue Challenge an“, sagt Hans-Jörg Steiner. Nach so unterschiedlichen Bewerben wie einem Tischfußball-Turnier, Super-Mario-Cartrennen oder Bowling-Turnier, stand heuer ein INFOSCREENathlon, der unter anderem Denksport, Geschicklichkeit und Athletik forderte, auf dem Programm.

Pflicht und Kür

Während präzise Planung, exakte Ablaufpläne, strukturierte Rollenbeschreibungen für alle Beteiligten, Generalproben und perfektes Catering für INFOSCREEN das Pflichtprogramm guter Eventplanung sind, entscheidet die Kür über den Erfolg kommender Veranstaltungen. „Man muss schon sehr genau hinhören können, um herauszufinden, wo es Verbesserungspotenzial gibt“, skizziert Jasmina Brahimi den strategischen Ansatz. Deshalb sind alle Mitarbeiter angehalten, aktiv auf die Kunden zuzugehen. Nicht nur, um die Kundenbindung zu verstärken, sondern auch um herauszufinden, welche Programmelemente für Wohlbefinden oder Unbehagen sorgen. „In der Regel sind unsere Gäste sehr froh, wenn sie um ihre Meinung gefragt werden, und viele bringen sich gerne mit Ideen ein. Diese Chance nicht zu nutzen, wäre fahrlässig“, betont Steiner.

2020 wird ein mutiges Jahr

Basierend darauf hat die Eventplanung für 2020 schon längst begonnen. Fest steht schon jetzt, dass die über Jahre etablierten Highlights ihren Fixplatz im Kalender behalten werden. Abgesehen davon ist INFOSCREEN durchaus experimentierfreudig. „Wir haben uns Mut verordnet“, sagt Sascha Berndl. Kunstevents abseits des Mainstreams, Impulse in Richtung Digitalisierung und vermehrt Initiativen in den Bundesländern werden auf dem Programm stehen. Über den Erfolg wird traditionell mit den Füssen abgestimmt. „Schließlich zählt nur, ob sich die Gäste wohlfühlen und wiederkommen“, erklärt Berndl.

Tipps und Tabus in der Eventplanung

• Es gibt nur eine Chance für den ersten Eindruck. Nehmen Sie Ihre Gäste ohne Umweg in Empfang und sorgen Sie für einen freundlichen Erstkontakt.

• Übernehmen Sie die Rolle des Gastgebers. Fragen Sie Ihre Gäste nach Getränkewünschen, bieten Sie Sitzgelegenheiten und eine Stärkung an. Dann erst übernimmt der Caterer.

• Generalproben geben Sicherheit. So lernen Sie am Veranstaltungsort alle Akteure kennen, können das Catering, die Technik und die gesamte Ausstattung testen.

• Für Bequemlichkeit sorgen: Auch wenn Stehtische im Trend sind – sorgen Sie für Sitzmöglichkeiten.

• Tabu ist die Benutzung von Mobiltelefonen und Tablets während der Veranstaltung. Das signalisiert Desinteresse.

• Machen Sie aus Ihrem Event keine Betriebsfeier. Ihre Mitarbeiter sind Markenbotschaften und sollten Ihre Gäste betreuen.