Hybride Meetings: Warum einfache Technik entscheidend ist

Hybride Besprechungen scheitern im Alltag oft weniger an der Technik selbst als an ihrer Bedienung. Dr. Sven Damberger von MVC Videra plädiert deshalb für standardisierte Meetingräume, die wie ein intuitives Interface funktionieren – und damit auch die Grundlage für künftige KI-Anwendungen schaffen.

Hybride Zusammenarbeit gehört für viele Unternehmen zum Arbeitsalltag. Dennoch verursachen technische Probleme in Besprechungsräumen weiterhin spürbare Reibungsverluste. Laut der Jabra-Studie „The Cost of Bad Meetings“ mit mehr als 2.300 Befragten in sieben Ländern kommt es in drei von vier hybriden Meetings zu mindestens einem technischen Problem. Im Durchschnitt gehen dadurch laut Studie fast elf Minuten pro Besprechung verloren. Auf ein Jahr gerechnet entspricht das drei bis vier Arbeitstagen pro Mitarbeiter.

Dr. Sven Damberger, geschäftsführender Gesellschafter des UCC-Dienstleisters MVC Videra, sieht darin nicht nur ein Produktivitätsproblem. Komplizierte oder uneinheitliche Technik könne auch das Vertrauen in hybride Zusammenarbeit beeinträchtigen.

„Wenn Beschäftigte erst Kamera, Ton oder Verbindung in den Griff bekommen müssen, bevor sie miteinander arbeiten können, kostet das nicht nur Zeit und Produktivität. Es untergräbt auch das Vertrauen in die Technik und damit in hybride Zusammenarbeit insgesamt“, sagt Damberger.

Meetingräume als Gesamtsystem planen

Nach Ansicht Dambergers sollten Unternehmen Besprechungsräume nicht mehr als Ansammlung einzelner technischer Komponenten betrachten. Eine hochwertige Kamera, ein gutes Mikrofon und ein leistungsfähiges Display würden noch keinen funktionierenden Meetingraum ergeben. Entscheidend sei das Zusammenspiel von Technik, Raumgestaltung und Betrieb.

Dabei geht es unter anderem um Kameras, Mikrofone und Displays, aber auch um Akustik, Beleuchtung, Kommunikationsplattformen, Bedienung, Monitoring und Support. Ziel sei ein möglichst einheitliches Nutzererlebnis.

„Um produktiv zu arbeiten, zählt für den Nutzer am Ende nur: Kann ich mein Meeting mit einer Berührung starten und mich anschließend auf das Gespräch konzentrieren?“, sagt Damberger.

Nutzerbedarf vor Technikentscheidung

Ein zentraler Punkt ist aus seiner Sicht die Nutzerperspektive. Bevor konkrete Technik ausgewählt wird, sollten Unternehmen zunächst die vorhandene Infrastruktur analysieren, typische Anwendungsszenarien erfassen und unterschiedliche Nutzergruppen berücksichtigen.

Aus diesen Anforderungen lasse sich anschließend ableiten, welche technische und organisatorische Ausstattung tatsächlich benötigt wird. Damit soll verhindert werden, dass Besprechungsräume vor allem nach einzelnen Produkten, Plattformen oder Anschaffungskosten geplant werden.

Standardisierung reduziert Komplexität

Auch eine konsequente Standardisierung kann den Betrieb vereinfachen. Statt jeden Raum individuell auszustatten, empfiehlt Damberger, wiederkehrende Raumtypen und technische Konzepte zu definieren.

Abhängig von Raumgröße und Nutzung können beispielsweise Displaygrößen, Kameras, Mikrofone, Lautsprecher, Bedienpanels sowie Netzwerk- und Sicherheitsanforderungen vereinheitlicht werden. Für Mitarbeiter ergibt sich dadurch eine konsistente Bedienlogik: Wer mit einem Raum vertraut ist, soll auch andere Besprechungsräume ohne zusätzliche Einschulung nutzen können.

One-Touch-Join soll Einstieg vereinfachen

Ein weiterer Baustein ist eine einheitliche Bedienoberfläche. Zentrale Funktionen wie das Starten eines Meetings oder das Teilen von Inhalten sollten in jedem Raum gleich angeordnet und benannt sein.

Mit sogenannten One-Touch-Join-Lösungen erscheint ein geplantes Meeting automatisch auf einem fest installierten Bedienpanel und lässt sich mit einer Berührung starten. Kamera, Mikrofone, Lautsprecher und Displays werden dabei im Hintergrund automatisch aktiviert. Für die Nutzer bleibt damit ein großer Teil der technischen Komplexität unsichtbar.

Betrieb endet nicht mit der Installation

Neben Planung und Ausstattung spielt auch der laufende Betrieb eine Rolle. Dazu gehören regelmäßige Softwareupdates, Monitoring, klar definierte Supportprozesse und ein strukturiertes Lifecycle Management.

Moderne Monitoringsysteme können technische Probleme frühzeitig sichtbar machen und teilweise automatisierte Gegenmaßnahmen ermöglichen. Zugleich liefern sie Daten darüber, welche Systeme zuverlässig funktionieren und wo Optimierungsbedarf besteht.

„Nur wenn auch diese Faktoren geklärt sind, entsteht ein produktives Gesamtsystem, dessen Nutzererlebnis dauerhaft überzeugt“, sagt Damberger.

Gute Audio- und Videoqualität wird für KI wichtiger

Mit dem zunehmenden Einsatz von Künstlicher Intelligenz gewinnt die technische Qualität von Meetingräumen zusätzlich an Bedeutung. Schon heute können Anwendungen Gespräche transkribieren, Inhalte zusammenfassen und Aufgaben aus Besprechungen ableiten.

Damit solche Funktionen zuverlässig arbeiten, müssen Audio- und Videodaten entsprechend gut erfasst werden. Werden Stimmen schlecht aufgenommen oder Teilnehmer von Kameras nicht zuverlässig erkannt, wirkt sich das auch auf Transkriptionen und automatisierte Folgeprozesse aus.

„KI kann nur mit dem arbeiten, was im System ankommt“, sagt Damberger. Aus seiner Sicht werden Besprechungsräume damit zunehmend zu einer digitalen Kommunikationsressource, deren technische Basis nicht nur für hybride Meetings, sondern auch für künftige KI-Anwendungen entscheidend ist.