Die optimale Newsletter-Frequenz ist mitentscheidend für die Öffnungsrate.

Pop-Ups, unerwünschte Werbung und selbstverständlich die leidigen Phishing-Mails, die immer wieder durch den Spamfilter schlüpfen – das nervt die Kunden. Bei gut gemachten Newslettern sieht es da schon anders aus, denn hier ist die Einwilligung des Empfängers Voraussetzung.

Hat sich jemand für den Newsletter-Empfang entschieden, darf der Versender keinesfalls zu dezent auftreten, was die Newsletter-Frequenz angeht. Erstaunlicherweise verursacht auch ein zu seltener Versand häufig die Abmeldung durch die User.

Viele Agenturen verfahren bei der Frequenz für einen Newsletter nach einfachsten Regeln: ja nicht zu häufig und bitte jederzeit dezent bleiben, lautet da das Motto. Man will ja seine Empfänger beim täglich anfallenden Digitalpost-Overkill nicht auch noch zusätzlich belasten – begeht aber gerade dadurch oft einen gravierenden Fehler.

Nicht in Vergessenheit geraten

Fällt man nicht oft genug mit spannenden News auf, kann man sehr schnell in Vergessenheit geraten. Gegen einen zu sparsamen Versand spricht einiges. Hier die wichtigsten Gründe:

Bei weitem nicht jeder Newsletter wird von den Empfängern auch geöffnet. Das ist schon zeitlich nicht immer möglich. Jedoch alleine der Fakt, dass die jeweils aktuelle Ausgabe im Postfach zu sehen ist, vermittelt ihnen das gute Gefühl, regelmäßig informiert zu werden. Und der emotionale Kontakt mit dem Absender bleibt bestehen.

Besser ist es, zwei kurze, statt eines langen Newsletter im Monat zu versenden! Nach aktuellen Analysen liegt die durchschnittliche Lesezeit, die sich Empfänger nach dem Öffnen mit einer Mail beschäftigen möchten, bei nur ca. zwei Minuten. Somit ist es entscheidend, fesselnden Lesestoff für diese Zeit zu präsentieren, statt den Newsletter mit überlangen Textpassagen vollzustopfen.

Vergessen macht spam-anfällig. Wenn die Lesezeit länger als angenommen in Anspruch nimmt, nehmen sich Empfänger für die Entscheidung, ob der nächste Newsletter geöffnet wird, nur noch wenige Sekunden Zeit. Wenn der letzte, positiv in Erinnerung gebliebene Newsletter zu lange her ist, besteht die Gefahr, dass die Empfänger sowohl den Absender als auch die eigene Einwilligung zum Erhalt vergessen haben. Im worst case wird der Newsletter in den Spam-Ordner geschoben.

Wenn man bei seinen Kunden nur ein- bis zweimal pro Jahr mit einem Newsletter sichtbar wird, riskiert man den Verfall der Einwilligung durch die Empfänger. Es gibt zwar aktuell keine verbindlichen Fristen, aber die Rechtslage kann sich natürlich  jederzeit ändern. Ein zu seltener Newsletter-Versand birgt also immer die Gefahr in sich, dass erst neue Werbe-Einwilligungen von den Kunden eingeholt werden müssen.

Angenehme Pflichtlektüre werden. Aufgeblasene Newsletter mit dürftigem Content werden, ganz unabhängig von Erscheinungsrhythmus und -häufigkeit, kaum noch von den Kunden wahrgenommen. Dagegen können informative und spannend verfasste Newsletter, die den Usern konkrete Vorteile bringen, gar nicht oft genug im Postfach landen. Die Devise ist, durch hochwertige Inhalte zu einer genussvollen Pflichtlektüre zu werden, auf die man sich freut. Dann ist auch gegen eine höhere Frequenz der Zusendungen nichts einzuwenden.

Timing und Inhalte sind entscheidend

Richtiges Timing und starke Inhalte sind also beim Newsletter-Versand die entscheidenden Erfolgskriterien. Klar ist, dass zu häufiger Versand den Empfängern auf die Nerven geht und eine steigende Abmelderate ein Indikator dafür ist. Aber auch ein zu seltenes Erscheinen ist nicht zielführend. Hier gilt es allerdings zu unterscheiden. Häufigere Abmeldungen können nicht nur durch zu hohe Sendefrequenz ausgelöst werden, sondern auch ein Zeichen für mangelnde Relevanz sein.

Nur wer wirklich etwas mitzuteilen hat, sollte das auch regelmäßig tun. Hierbei gilt grundsätzlich, dass Newsletter, die seltener als einmal im Monat erscheinen, von den Kunden als nicht besonders relevant eingestuft und leicht ignoriert werden.